Wissensmanagement im Verein

Dass Wissen eine wertvolle Ressource ist, merkt ein Verein meist erst dann, wenn der Mitarbeiter oder die Ehrenamtliche nicht mehr für die Organisation arbeitet. Dass Wissensmanagement auch mit Führung zu tun hat, zeigt der Gastbeitrag von Dr. Manfred Bornemann, Präsident der Gesellschaft für Wissensmanagement.

Wissensmanagement gestaltet die Rahmenbedingungen für den möglichst effektiven Umgang mit Wissen und immateriellen Ressourcen. Zu diesen Ressourcen zählen beispielhaft die Dokumentation von Wissen, die Organisationskultur oder auch (interne und externe) Kooperationsstrukturen, die in Non-Profit-Organisationen (NPO) und in Non-Governmental Organisations (NGO) häufig anders ausgeprägt sind als in marktorientierten Unternehmen.

Dokumentiertes Wissen ist besonders nützlich, wenn es um Organisationsabläufe geht, die zu den Kernaufgaben einer NPO gehören. Entscheidend sind Aktualität aber auch Zugriff auf diese Grundlagen, um schnelle Reaktionen auf Anfragen oder geänderte Anforderungen zu ermöglichen. Die Digitalisierung stellte in den letzten Monaten viele Organisationen vor neue Herausforderungen. Der Anfang wird typischerweise weniger komplex gesehen als das Arbeiten mit der im Zeitverlauf unvermeidlich wachsenden Komplexität. Sie ergibt sich aus „unterschiedlichen Varianten“ von an sich guten Lösungen, die sich im Detail aber eben doch unterscheiden, manchmal auch widersprechen und damit Schwierigkeiten auslösen.

Systematisch arbeiten

Systematisch zu arbeiten ist „eigentlich“ nicht schwierig. Ziele definieren, Maßnahmen umsetzen und sehen, was dabei herauskommt, bei Bedarf noch anpassen – so einfach könnte der Anfang aussehen. Am Beispiel der Dokumentation von Wissen bringt das entscheidende Vorteile durch:

• schnellere Identifikation von „tauglichen“ Vorgehensweisen,
• Zugang zu den „richtigen“ Instrumenten und damit
• Vermeidung von Fehlern oder auch Doppelarbeiten.

Eine passende Systematik einmal zu etablieren benötigt immer etwas Aufwand. Die Mitarbeiter müssen sich erst an gemeinsame Begriffe, Abläufe und Standards gewöhnen. Sobald das aber erledigt ist, steigt beispielsweise die Motivation von ehrenamtlichen als auch hauptamtlichen Mitarbeitern sehr deutlich. Wenn sich die Mitarbeiter im wörtlichen Sinn „besser verstehen“, wird „Führung“ wesentlich einfacher und kann eine der zentralen Stärken von NPOs noch erheblich wirksamer machen: Sinnstiftung in der Tätigkeit. Für Wissensträger bilden diese günstigen Rahmenbedingungen attraktive Voraussetzungen, ihre „eigentlichen Leistungen“ produktiv zu erbringen.

Status von Wissensressourcen

In mehreren Studien beobachten wir die Entwicklungen zum Umgang mit Wissen und immateriellen Ressourcen bereits seit Jahren. Die interaktive Grafik zeigt die Ausprägungen vor Covid19.

Ein Ergebnis ist, dass das Wissen von Ehemaligen (Mitarbeitern, Mitgliedern, Partnern) in NPOs häufig verloren geht, weil die Beziehungen abbrechen. Das muss nicht so sein und könnte im positiven Fall trotz einer Verschiebung der Intensität in der Zusammenarbeit eine sehr wertvolle Quelle für NPOs sein.

Für die meisten NPOs sind Beziehungen zu Förderern wichtig oder sehr wichtig – und doch sind diese Beziehungen oft nicht so gut, wie sie für die Zielerreichung nötig wären. Das wirkt sich auf das Fundraising relativ offensichtlich aus.

Interessant erscheinen die Bewertung von Führungskompetenz und der Zusammenhang zu Führungsinstrumenten, die im mittleren Bereich liegen. Hier dürfte es einen Unterschied zwischen NPOs und marktorientierten Unternehmen geben. Wissensmanagement kann dazu beitragen, dieses Differenzial aus „Anforderung“ und „Erfüllung“ zu reduzieren. Manchmal gibt es zu viele, nicht kompatible Führungsinstrumente, häufig auch keine. Das richtige Maß zu finden ist meistens einfacher als gedacht – klappt allerdings nie von selbst.

Wissensmanagement hat noch einen zentralen Vorteil: Die Wiederverwendung von Wissen ist meistens extrem kosteneffizient. Notorisch knappe finanzielle Ressourcen können so geschont werden. Die Ziele der NPO-Arbeit können durch diese kleine Verschiebung der Schwerpunkte auf das Wissen der Beteiligten, aber auch durch die Nutzung der komplexen Zusammenhänge noch besser als bisher erreicht werden.

An Umfrage teilnehmen

Wenn Sie Interesse an einer sehr kurzen Reflexion der eigenen Situation zum Thema Wissen in Ihrer Organisation haben und gleichzeitig zu einem Update „post-covid“ beitragen wollen, beteiligen Sie sich bitte an der laufenden Umfrage und füllen Sie diesen Fragebogen aus! Die Ergebnisse der aktuellen Studie werden im November im Rahmen des von der Fundraising Akademie unterstützten Stuttgarter Non-Profit-Forum und auch allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Umfrage vorgestellt.

Der Autor dieses Textes
Dr. Manfred Bornemann (48) ist Unternehmensberater und seit über 20 Jahren Autor zahlreicher Studien und über 100 Publikationen im Wissensmanagement. Er ist ehrenamtlich aktiv als Präsident der Gesellschaft für Wissensmanagement und Vizepräsident im Bundesverband Wissensbilanz.