Spendenbrief per pedes

Die Kosten für Mailings haben sich in den letzten Jahren stetig erhöht. Mehrwertsteuereinführung, Veränderungen bei der DialogPost und Portoerhöhungen schlagen bei vielen Vereinen ins Kontor. Kein Wunder, dass sich viele Organisationen Gedanken über Alternativen machen.

Die meisten Vereine und Stiftungen haben in ihren Adressdatenbanken weniger als 5.000 potenzielle Spenderinnen und Spender. Dies ist aber die Grenze, an der die DialogPost der Deutschen Post mit ihren deutlich günstigeren Versandkonditionen greift. Man kann, wenn man etwas unter dieser Anzahl von Aussendungen bleibt, zwar auch Mindermengen aufzahlen. Aber das lohnt sich nur bei einer geringeren Abweichung von den geforderten 5.000 Adressen für die DialogPost. Kleinauflagen ab 500 bis 4999 Adressen kosten mit DialogPost Easy pauschal 15 Cent netto mehr pro Brief. Außerdem gilt die DialogPost nur noch für Werbesendungen. Bei NGOs sind das Spendenbriefe oder Jahresberichte Kundenmagazine. Für andere Sendungen wird es teurer.

Alternative regionale Anbieter prüfen

Viele dieser Organisationen sind aber auch eher regional aktiv, und auch in der Datenbank finden sich dann eher in der gleichen Gegend wohnende Spenderinnen und Spender. Hier wäre zu prüfen, ob ein alternativer Post-Zusteller in Frage käme. Mittlerweile gibt es die in jedem Bundesland. Laut Bundesnetzagentur konkurrieren im lizensierten Briefbereich unter 1.000 Gramm immerhin 500 Wettbewerber. Die allermeisten von ihnen sind aber auf Geschäftskunden in ihrer Region spezialisiert. Darunter fallen auch Non-Profit-Organisationen. Einige, wie beispielsweise PostModern in Sachsen, Citypost in Niedersachsen oder Pin Mail in Berlin, bieten auch schon eigene Briefkästen für Privatpost an.

Die normalen Portokosten liegen für einen Standardbrief meist etwa 10 Cent unter dem Standard-Porto der Deutschen Post. Die alternativen Versender bieten aber auch Massenaussendungen zu günstigeren Konditionen an. Dafür muss man sich als Geschäftskunde registrieren. Empfehlenswert ist das bei wenigen Postleitzahlgebieten, in denen der Versender selbst ansässig ist. Nach wie vor gibt es Gebiete in Deutschland, die von alternativen Zustellern nur erreicht werden, indem die Briefe dann doch bei der Deutschen Post eingeliefert werden. Für größere Versandmengen, die auch überregional adressiert sind, bieten sich Partner wie die Mail Alliance an, welche die Briefverteilung ihrer Mitglieder bündeln. Viele alternative Zusteller holen die Post auch im Büro ab.

Vorsortieren und sparen

Noch eine Alternative ist ein sogenannter Teilleistungsvertrag. Das ist auch für regionale Versender sehr spannend, denn bei der Deutschen Post können so Porto-Rabatte bis zu 44 Prozent erzielt werden, und das schon ab 250 Briefen. Allerdings gibt es einige Anforderungen: Die Empfänger müssen innerhalb der Leitregion des Briefzentrums liegen, in dem die Sendung eingeliefert wird. Das bedeutet, die ersten beiden Ziffern der PLZ aller Sendungen müssen gleich sein. Die Sendungen müssen durchlaufend nummeriert werden und maschinenlesbar sein. Außerdem müssen die Sendungen frankiert sein mit DV-Freimachung (elektronisches Porto), Frankiermaschinen oder dem Frankierservice der Deutschen Post. Eine Beschränkung des Inhalts auf Werbung gibt es hier nicht. Das heißt, beispielsweise auch Zuwendungsbestätigungen sind so günstiger versendbar. Auch mit der klassischen DialogPost ist eine Einlieferung nach Leitregionen möglich. Dort schon ab 200 Briefen. Alternative Zusteller kann man ebenfalls danach fragen. Sie bieten dafür deutliche Rabatte an.

Bei einem regelmäßigen Versand ist auch zu prüfen, ob spezialisierte Lettershops diese Aufgabe nicht übernehmen können. Sie sorgen immer für den portooptimalen Versand und kennen alle Tricks.

Selbst austragen

Und gibt es sonst noch kostengünstige Alternativen? So komisch es sich anhört: Ja, selbst austragen. Viele Organisationen verfügen über einen breiten Stamm an Ehrenamtlichen. Kleinauflagen können ohne weiteres mit vielen Helferinnen und Helfern auch ausgetragen werden. So gehört beispielsweise das Austragen des Gemeindeblatts in vielen Kirchgemeinden zur Normalität. Warum das nicht mit einem Spendenbrief kombinieren? Die Ersparnis ist enorm, und die helfenden Hände machen das durchaus gern. Es verlangt nur etwas Koordination. Auch das Zusammenstellen der Briefe und Vorsortieren kann von Ehrenamtlichen übernommen werden.

So verteilte die kleine Kirchgemeinde in Dresden-Lockwitz fast 4.000 Briefe in der Gemeinde. Sie wurden vom Seniorenkreis konfektioniert und dann an die 80 Austrägerinnen und Austräger übergeben. Knapp 1.000 gingen personalisiert an Gemeindemitglieder und 3.000 unpersonalisiert an die Nachbarinnen und Nachbarn im Ort. Sozusagen als Wurfsendung. Lediglich auf den Briefkastenaufkleber „Keine Werbung“ mussten die fleißigen Helfer und Helferinnen achten. Denn ein Spendenbrief, der unpersonalisiert ist, stellt eine Werbung dar und darf dann auch nicht in Briefkästen mit solchen Aufklebern zugestellt werden. Und noch einen Nachteil gab es im Vergleich zur Postauflieferung: Die Zustellung dauerte eine ganze Woche, aber das kann man bei über 3.500 Euro Ersparnis für Lettershop und Postversand gut verkraften.

Der Deutsche Fundraising Verband hat übrigens gerade mit der PInMail AG eine Umfrage zu Postdienstleistungen bei Vereinen gestartet. Hier kann man teilnehmen und seine Meinung zur Qualität der Arbeit von Post & Co kund tun.