Die digitale Mitgliederversammlung

Die anhaltende Corona-Pandemie schränkt auch das Vereins- und Verbandsleben ein. Eine Mitgliederversammlung mit Präsenz vor Ort wird in diesem Jahr kaum mehr möglich sein. Eine digitale Mitgliederversammlung stellt daher oft das Mittel der Wahl dar. Ein Gastbeitrag der Kanzlei WINHELLER klärt die Chancen und Risiken.

Nach den ersten Erfolgen bei virtuellen Mitgliederversammlungen überlegen immer mehr Großvereine und Verbände, ihr jährliches Event auf digitale Beine zu stellen. Die elektronische Durchführung bietet zahlreiche Chancen, Kosten zu senken und die Teilhabe der Mitglieder zu stärken.

Virtuelle Mitgliederversammlung ist Neuland

Die Corona-Pandemie scheint angesichts steigender Fallzahlen und stetig neu hinzukommender Risikogebiete noch längst nicht überstanden zu sein. Vereine sollten spätestens jetzt die Umstellung ihrer Mitgliederversammlung auf Ersatzformate prüfen. Besonders geeignet ist hierfür die virtuelle Durchführung, bei der alle Mitglieder via Webstream den Redebeiträgen folgen können. Die Möglichkeit von Wortmeldungen und geheimen Abstimmungen darf hierbei allerdings nicht unter den Tisch fallen.

Die allerwenigsten Vereine sehen in ihrer Satzung die gesamte oder auch teilweise Durchführung virtueller Versammlungen vor oder haben gar Erfahrung damit. Aktuell ist die elektronische Versammlung aufgrund des sogenannten Covid-19-Gesetzes zwar auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung möglich – doch viele Detailfragen bleiben durch das Gesetz unbeantwortet und sind unter Fachleuten umstritten. Letztendlich werden immer wieder die Gerichte über einzelne Streitpunkte entscheiden müssen. Gut beraten ist daher aktuell derjenige, der die Versammlung möglichst rechtssicher durchführt und insbesondere sämtliche Mitgliederrechte wahrt. Das ist weder mit jeder beliebigen Software möglich noch ohne professionelle Unterstützung ratsam – die virtuelle Versammlung ist tatsächlich Neuland.

Gefahr von Beschlussanfechtungen?

Die technischen Hürden sollten allerdings nicht überbewertet werden. Wer etwa Beschlussanfechtungen wegen abgestürzter Mitglieder-PCs fürchtet oder eine mittelbare Diskriminierung (älterer) Mitglieder ohne Internetaffinität vermutet, hat den Gesetzgebers auf seiner Seite. Durch die ausdrückliche Zulassung der elektronischen Teilnahme dürfen derlei Hindernisse nicht zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen.
Letztlich ist auch bei einer Präsenzversammlung nicht der Verein dafür verantwortlich, dass tatsächlich alle Mitglieder zur Versammlung erscheinen können, etwa indem sie mit dem Vereinsbus an der Haustür abgeholt werden. Nur die zumutbare Möglichkeit der Teilnahme muss ermöglicht werden. Dies ist angesichts der bereits fortgeschrittenen Digitalisierung weitgehend der Fall, auch wenn in Einzelfällen das Tablet des Enkels herangezogen werden muss.

Gleichwohl ist der Verein daran gehalten, die rechtlichen Rahmenbedingungen umfassend zu berücksichtigen und die Teilnahme möglichst aller Mitglieder zu ermöglichen. Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend – sie muss nicht nur möglichst einfach bedienbar sein, sondern neben datenschutzrechtlichen Aspekten auch die vereinsrechtlich erforderlichen Mitwirkungsrechte jedes einzelnen Mitglieds wahren. Wir empfehlen hierzu eine rechtlich und technisch aufeinander abgestimmte Gesamtlösung, Die Kanzlei WINHELLER bietet mit den Partnern Vistafon und Quizzboxx eine rechtssichere Lösung an. Es gibt aber auch andere Anbieter. Wichtig ist dabei, dass die digitale Konferenzlösung sowie das Abstimmungstool alle rechtlichen Anforderungen des Vereinsrechts erfüllen.

Erweiterte Teilhabemöglichkeit sorgt auch für Bedenken

Doch neben rechtlichen und technischen Risiken fürchten einige Vereine eine ganze andere Folge der elektronischen Teilnahme. Sie erwarten eine viel größere Teilnahme durch Mitglieder, die aufgrund weiterer Anreise oder Terminschwierigkeiten sonst nicht zu Präsenzversammlungen erscheinen können. In manch einem Großverein zittert man vor einer Verschiebung der Mehrheitsverhältnisse. Es könnten ja nun auch die sonst zu Hause gebliebenen Oppositionellen ihre Stimme erheben könnten. Diese Möglichkeit besteht angesichts der erleichterten Teilnahmebedingungen bei einer virtuellen Durchführung tatsächlich. Doch ob man dies als Gefahr sieht oder vielmehr als Chance zu mehr gelebter Demokratie begreift, bleibt jeder NPO selbst überlassen.

Digitale Mitgliederversammlung in Satzung verankern

Corona hin oder her – die Digitalisierung wird auch vor Großvereinen und Verbänden nicht Halt machen. Die aktuelle Krise führt nur die Notwendigkeit vor Augen. Die Krise als Chance zu nutzen lautet daher die Devise. Wir empfehlen allen Vereinen, die Möglichkeiten der aktuellen Situation aufzugreifen und virtuelle Mitgliederversammlungen auch für die Zukunft in der Satzung zu verankern.